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En fonction des pays concernés, la légalisation peut relever de différentes procédures.
Régime de droit commun
La légalisation peut être soumise au régime de droit commun : les actes publics, quelle que soit leur nature, qu’il s’agisse des actes de l’état civil, des actes notariés, des actes judiciaires ou administratifs destinés à être produits en France doivent être légalisés par le consul français dans la circonscription duquel ils ont été reçus ou expédiés.
Par ailleurs, l’acte passé à l’étranger peut être légalisé en France par le consul du pays où l’acte a été établi. Il en est ainsi d’une procuration dressée par un notaire de Québec qui devra, pour être produite en France, être légalisée par le consul de France à Québec.
Régime de l’apostille
La légalisation peut relever du régime de l’apostille (forme simplifiée de légalisation consistant à apposer sur un document une forme de tampon identique dans tous les pays )en application de la Conventionde la Haye du 5 octobre 1961. L’apostille est délivrée par une autorité désignée par l’Etat d’où émane le document et conforme à un modèle annexé à la convention. La liste des autorités compétentes pour délivrer l’apostille dans chaque pays figure sur le site de la conférence de la Haye à l’adresse de la Convention.
Exemple :
la procuration pour accepter la donation-partage reçue en la forme authentique par un notaire japonais devra être légalisée sous la forme de l’apostille délivrée par le ministre des affaires étrangères au Japon, conformément à la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 en vigueur au Japon.
La copie d’un testament reçu par un notaire grec devra, avant d’être envoyée en France revêtue de l’apostille délivrée en Grèce par les tribunaux de première instance.
En pratique, les apostilles sont surtout émises pour des certificats de naissance, de mariage ou de décès, des extraits de registres de commerce ou autre, des brevets, des décisions judiciaires, des actes notariés ainsi que des certifications notariales de signatures, et enfin des diplômes émis par des institutions publiques. Toutefois, en fonction des pays, certains documents peuvent être dispensés d’apostille en fonction d’accords ou de conventions annexes.
Dispense de légalisation
Enfin, les actes provenant de certains pays peuvent être dispensés de toute légalisation s’il existe une convention prévoyant sa suppression. La France a signé plus d’une trentaine de conventions aux termes desquelles les actes publics établis dans l’un des deux pays sont admis sur le territoire de l’autre sans légalisation.
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